Veel organisaties organiseren regelmatig een strategische sessie, jaarplanbijeenkomst of procesverbeterworkshop. Daar wordt tijd en energie in gestoken. Mensen stappen uit hun dagelijkse werk om samen richting te bepalen, een knelpunt te onderzoeken of keuzes te maken.

Toch levert zo’n sessie niet altijd op wat nodig is.

Er wordt veel besproken, maar onderwerpen lopen door elkaar. Een paar mensen bepalen het gesprek, terwijl de inbreng van anderen minder zichtbaar wordt. Of de bijeenkomst voelt energiek en de flip-overs hangen vol, maar na afloop blijken keuzes, eigenaarschap en vervolg nog onduidelijk. Er is dan wel gepraat, maar de organisatie is nog niet veel verder. Dat gebeurt vaak wanneer de sessie begint met een lege flip-over of een agenda, terwijl nog niet scherp is wat de sessie eigenlijk moet opleveren.

Een goede sessie begint daarom met de vraag: Wat moet deze sessie opleveren? Moet er een gedeeld beeld ontstaan, moet een knelpunt worden onderzocht, moeten prioriteiten worden gekozen of moet een besluit worden voorbereid? Pas als dat duidelijk is, kun je bepalen welke opbouw, begeleiding en werkvormen daarbij passen.

Een goede sessie begint dus niet op het moment dat mensen de ruimte binnenkomen. Vaak moet er vooraf al iets gebeuren: informatie verzamelen, de vraag aanscherpen, duidelijk maken waarover de groep wel of niet kan beslissen of bepalen hoe de sessie past in een groter geheel. Pas daarna kun je een bijeenkomst ontwerpen die echt helpt.

Drie tips voor een sessie die echt iets oplevert

Tip 1 - Bepaal welke opbrengst de sessie moet hebben

Het onderwerp van een sessie is nog niet hetzelfde als het doel.

‘Jaarplan’, ‘samenwerking’, ‘projectprioritering’ of ‘evaluatie van een proces’ zegt waarover de bijeenkomst gaat, maar nog niet wat er na afloop anders of duidelijker moet zijn. Toch blijft de voorbereiding vaak op dat onderwerpniveau hangen. Er wordt een agenda gemaakt, iedereen levert punten aan en daarna wordt geprobeerd om in een paar uur tot een goed gesprek te komen. De kans is dan groot dat er veel wordt besproken, maar dat de opbrengst onduidelijk blijft.

Een scherp doel maakt duidelijk welke beweging nodig is. Dat verschil is belangrijk. Een sessie waarin eerst begrip en overzicht nodig zijn, vraagt iets anders dan een bijeenkomst waarin een besluit moet worden genomen. Bijvoorbeeld:

• van losse beelden naar een gedeeld beeld;
• van een lange lijst naar duidelijke prioriteiten;
• van een knelpunt naar mogelijke oorzaken en verbeteringen;
• van ideeën naar een besluit of concreet vervolg.

Ook de groep speelt mee. Is er al een gedeeld beeld? Voelen deelnemers voldoende ruimte om zich uit te spreken? En wie heeft de bevoegdheid om te besluiten? Een groep die nog geen gezamenlijk beeld heeft, kan niet geloofwaardig meteen prioriteren. En als het gesprek nog onvoldoende is voorbereid, helpt het meestal niet om direct naar acties te springen.

De voorbereiding begint dus met drie vragen:

• Wat moet na afloop duidelijker, bespreekbaarder of besloten zijn?
• Waar staat de groep nu?
• Welke stap is in deze sessie realistisch?

Pas daarna komen de agenda en de werkvormen.

Tip 2 - Ontwerp een route en kies werkvormen die daarbij passen

Een goede sessie is geen rij agendaonderdelen.

Het is een doordachte opbouw die past bij wat de sessie moet opleveren en bij waar de groep op dat moment staat. Die opbouw kan bijvoorbeeld lopen van herkennen naar ordenen, van ordenen naar bespreken en van bespreken naar kiezen. De opbouw hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet wel kloppen. Als je te snel naar oplossingen gaat, mis je vaak wat er werkelijk speelt. Als je te lang blijft analyseren, komt de groep niet tot keuzes. En als iedereen alleen input levert, maar niemand het geheel overziet, blijft de opbrengst hangen.

Werkvormen helpen om kennis op te halen, verschillen zichtbaar te maken en informatie te ordenen. Ze kunnen ook voorkomen dat steeds dezelfde mensen het gesprek bepalen. Stel dat er een lange lijst ligt met projecten, initiatieven en ideeën. Zodra het gesprek begint, verdedigen deelnemers al snel hun eigen project of afdeling. Daardoor raakt het organisatiebrede beeld uit zicht. Een werkvorm als silent mapping kan dan helpen om eerst overzicht en samenhang zichtbaar te maken, voordat het gesprek over keuzes begint.

De waarde zit niet in de methode op zichzelf. De waarde zit in de beweging die de werkvorm mogelijk maakt: eerst zelf kijken, daarna samen ordenen en vervolgens pas kiezen. Welke route en werkvorm daarbij passen, verschilt per groep en per vraagstuk. De kunst zit in het goed lezen van wat de groep nodig heeft en daar de begeleiding op aanpassen. Dat geldt voor iedere werkvorm. De vraag is dus niet welke werkvorm leuk is. De vraag is welke stap de groep moet zetten. Soms moet je eerst ordenen. Soms moet je verschillen zichtbaar maken. En soms moet je gewoon kiezen.

Een sessie hoeft niet zwaar te voelen om serieus te zijn. Juist creativiteit, energie en plezier kunnen helpen om mensen actief te betrekken, nieuwe perspectieven zichtbaar te maken en uit vaste overlegpatronen te komen.

De werkvorm moet wel altijd bijdragen aan het doel van de sessie. Creativiteit is geen doel op zichzelf, maar een manier om het gesprek scherper, opener en productiever te maken.

Tip 3 - Maak keuzes, eigenaarschap en vervolg concreet

Een sessie is niet geslaagd omdat iedereen tevreden naar buiten loopt.

De echte vraag is wat de bijeenkomst heeft opgeleverd voor het vervolg. Toch eindigen sessies regelmatig met een korte samenvatting, een foto van de flip-overs en de afspraak dat iemand de opbrengst nog uitwerkt. Daarna neemt de dagelijkse drukte het weer over. Daarmee verdwijnt vaak ook de scherpte die tijdens de sessie is ontstaan.

Een goede afronding maakt daarom duidelijk:

• welke keuzes zijn gemaakt en wat nog niet is besloten;
• wie eigenaar is van het vervolg;
• welke stap of welk besluit nodig is;
• wanneer de voortgang opnieuw wordt besproken.

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen een wens, een afspraak en een besluit. Als die verschillen niet helder zijn, denkt de ene deelnemer dat iets is afgesproken, terwijl een ander het vooral als een suggestie heeft gehoord.

Ook de rol van de opdrachtgever is belangrijk. Die moet vooraf duidelijk maken waar de ruimte van de groep ligt. Mag de groep zelf beslissen, bereidt zij een advies voor of worden alleen perspectieven opgehaald? Zonder die duidelijkheid kan een sessie frustrerend worden. De groep denkt dat zij een keuze maakt, terwijl het besluit later ergens anders wordt genomen. Of deelnemers blijven voorzichtig omdat niet duidelijk is wat er met hun inbreng gebeurt.

Een goede begeleider (facilitator) let niet alleen op het programma, maar ook op wat er in de groep gebeurt. Wie neemt veel ruimte, wie blijft stil en waar lijkt overeenstemming te zijn terwijl er nog verschil zit? Juist die observaties kunnen nodig zijn om tot echte keuzes en een concreet vervolg te komen.

Meer dan een goed gesprek

Uiteindelijk gaat het niet om de sessie zelf.

Het gaat erom dat de organisatie verder komt. Dat er overzicht ontstaat, verschillende perspectieven op tafel komen en duidelijker wordt wat nodig is. Daarvoor hoeft een sessie niet ingewikkeld te zijn. Maar zij moet wel bewust worden ontworpen. Niet beginnen met een lege flip-over of agenda, maar met wat de sessie moet opleveren. Niet meteen naar oplossingen, maar een route kiezen die past bij de groep en het vraagstuk. En niet eindigen met losse opbrengsten, maar met duidelijke keuzes, eigenaarschap en vervolg.

Zo wordt een sessie meer dan een goed gesprek. Het wordt een gerichte stap in de uitvoering.

Een sessie organiseren die tot duidelijke keuzes leidt?

Ik ontwerp en begeleid sessies en workshops waarin inhoudelijke scherpte, structuur, creativiteit en energie samenkomen. Zo wordt informatie geordend, komen verschillende perspectieven op tafel en werkt de groep toe naar keuzes, eigenaarschap en een concreet vervolg.

Wil je bespreken wat jullie sessie moet opleveren en welke aanpak daarbij past? Neem contact met me op.