Waar ik bij help
Waar koers, plannen en uitvoering elkaar raken
Een vraagstuk begint meestal met een concrete aanleiding. Gaandeweg blijkt vaak dat het niet om één los onderdeel gaat. Koers, jaarplannen, projecten en processen lopen naast elkaar, terwijl onvoldoende zichtbaar is wat dit vraagt van de beschikbare capaciteit. Daardoor is niet altijd duidelijk waarop keuzes en besluiten worden gebaseerd.
Ik help om het geheel zichtbaar te maken. Wat ligt er al? Hoe hangen doelen, plannen, projecten en processen met elkaar samen? Waar ontstaat stapeling, waar knelt de beschikbare capaciteit, waar ontbreekt eigenaarschap en welke keuzes zijn nodig om verder te kunnen?
Daarbij kijken we zowel naar wat intern nodig en haalbaar is als naar wat klanten en andere betrokkenen daarvan moeten merken. We maken duidelijk wat prioriteit krijgt, wie waarover besluit en hoe voortgang en bijsturing een vaste plek krijgen.
Zo ontstaat een samenhangend beeld waarmee de organisatie gerichter kan kiezen, sturen en uitvoeren.
Jaarplannen en projecten
Ik help om de koers en meerjarendoelen te vertalen naar een samenhangend beeld voor het komende jaar. Daarbij brengen we beleidskaders, regulier werk en lopende en nieuwe projecten in beeld én wegen we deze af tegen de beschikbare capaciteit.
Daarbij werk ik graag visueel. Door de going concern (het reguliere werk) en de growing concern (verandering en ontwikkeling) naast elkaar te zetten, wordt duidelijk wat al van de organisatie wordt gevraagd, welke onderdelen om dezelfde medewerkers vragen en wat nu wel, later of niet wordt opgepakt.
Ik help bij het ontwerpen en begeleiden van het jaarplanproces, het aanscherpen van doelen en KPI’s en het ordenen en prioriteren van projecten. Bij de projecten kijken we naar een heldere opdracht, scope, rollen, besluitvorming, planning en mijlpalen.
Daarnaast kunnen we monitoring en bijsturing zo inrichten dat deze aansluiten op de begroting en de P&C-cyclus. Jaarplannen, projecten en voortgang kunnen worden ondersteund met jaarplansoftware, zoals MijnJaarplannen, of visueel worden gemaakt in een Obeya.
Praktijkvoorbeeld: jaarplansturing bij een woningcorporatie
Na een reorganisatie wilde een woningcorporatie meer samenhang aanbrengen tussen het ondernemingsplan, de jaarplannen, de begroting en de voortgang gedurende het jaar.
Ik hielp om het ondernemingsplan te vertalen naar jaar- en afdelingsplannen, KPI’s, projecten en eigenaarschap.
We richtten zowel het jaarlijkse jaarplanproces als de monitoring en bijsturing gedurende het jaar in. Daarbij sloten we de jaarplanning aan op de begroting en de P&C-cyclus. Als ondersteuning implementeerde en richtte ik software van MijnJaarplannen in.
Zo ontstond een herkenbare lijn van ondernemingsplan naar jaarplan, begroting, uitvoering en verantwoording. Bestuur, management en afdelingen kregen een gezamenlijke werkwijze en een gedeeld systeem om voortgang te bespreken, prioriteiten af te wegen en bij te sturen.
Processen en procesmanagement
Ik help om processen inzichtelijk te maken, te verbeteren en vast te leggen. Samen met medewerkers onderzoeken we waar onduidelijkheid, vertraging of dubbel werk ontstaat en welke verbetering het eerst nodig is. Daarbij kijken we vanuit twee perspectieven: wat hebben medewerkers nodig om het werk goed te kunnen uitvoeren en wat moet de klant van het proces merken?
Ook help ik om procesmanagement in te richten. Dan wordt duidelijk wie proceseigenaar en procesbeheerder zijn, welke KPI’s en procesrisico’s worden gevolgd en waar knelpunten, beheersmaatregelen en verbeteracties worden besproken. Dit kan worden ondersteund met software, zoals Sensus Procesmanagement.
Daarnaast begeleid ik proceseigenaren en procesbeheerders bij het vervullen van hun rol en help ik een werkwijze te ontwikkelen waarin processen en verbeterpunten regelmatig worden besproken en opgevolgd. Zo krijgt continu verbeteren een herkenbare plek in het dagelijkse werk.
Praktijkvoorbeeld: procesverbetering bij een onderwijsorganisatie
Bij een onderwijsorganisatie begeleidde ik de verbetering van een organisatiebreed HR-proces rond de start van nieuwe medewerkers. Verschillende afdelingen, systemen en verantwoordelijkheden moesten daarin goed op elkaar aansluiten.
Samen met betrokken medewerkers bracht ik de procesketen en de klantwaarde in beeld: wat heeft een nieuwe medewerker nodig om goed en tijdig te kunnen starten? We maakten knelpunten, afhankelijkheden, risico’s, rollen en verantwoordelijkheden zichtbaar, bepaalden KPI’s en werkten concrete verbeteringen uit. Ook hielp ik de benodigde besluitvorming voor te bereiden. Het proces werd vervolgens vastgelegd in Sensus Procesmanagement.
Het traject leverde meer overzicht en samenhang in de keten op. Verbeteringen werden uitgevoerd, besloten of bij een eigenaar belegd. Ook kwamen er heldere afspraken over verantwoordelijkheden, opvolging en verdere verbetering.
Sessies en workshops
Ik help met het ontwerpen en begeleiden van sessies en workshops die leiden tot duidelijke keuzes en een concreet vervolg. Eerst bepalen we wat de bijeenkomst moet opleveren en welke voorbereiding daarvoor nodig is.
Daarna kies ik werkvormen die passen bij het doel en de groep. Soms is dat een vertrouwde vorm en soms doe ik bewust iets anders dan mensen verwachten, omdat dat helpt om los te komen van vaste gesprekspatronen. Zo ontstaat energie, betrokkenheid en ruimte voor een goed gesprek. Verschillende perspectieven komen op tafel, verschillen worden bespreekbaar en de groep kan samen keuzes maken.
Ook zorg ik dat de opbrengst concreet wordt vastgelegd. We maken duidelijk wat is besloten, wie eigenaar is van het vervolg en welke stap of welk besluit daarna nodig is.
Dit kan een zelfstandige opdracht zijn of onderdeel van een jaarplanproces, projectprioritering, koersherijking of procesverbetering.
Praktijkvoorbeeld: sessies voor koersherijking bij een woningcorporatie
Voor de herijking van een ondernemingsplan ontwierp en begeleidde ik een traject van drie samenhangende sessies, elk met een eigen doel.
In de eerste sessie beoordeelden interne adviseurs de oorspronkelijke teksten en doelen: wat kon vervallen, wat vroeg een ander accent en wat moest worden toegevoegd? In de tweede sessie gaven bestuurder en management per doel individueel aan in hoeverre dit na vier jaar was gerealiseerd. Door de uitkomsten naast elkaar zichtbaar te maken, werden overeenkomsten en verschillen in hun beoordeling duidelijk. De opbrengsten uit beide sessies verwerkte ik in stellingen voor een derde sessie met bestuurder, management en raad van commissarissen.
Zo ontstond stap voor stap een onderbouwd beeld van wat was bereikt, wat behouden of aangepast moest worden en welke onderwerpen richtinggevend moesten zijn voor het te herijken ondernemingsplan.